MINISTERIAL CONFERENCE 2: MENDADAK JADI LO (liaison officer)

cihuy jadi LO

Mungkin inilah bagian yang paling kusuka dari pekerjaanku. Mengerjakan banyak hal fantastis tak terduga bahkan sedikit sporadis. Yaps, 11 Maret 2011 kemaren tiba-tiba aku ditunjuk untuk menjadi LO (liaison officer) pada acara  Ministerial Conference2 on Biodiversity, Food Security and Climate Change di Nusa Dua Bali tepatnya di Bali Convention Center, Westin Hotel.   Ministerial conference yang dilaksanakan  bersamaan dengan perhelatan akbar FAO- fourt session of Governing Body of International treaty on plan genetic Resources for Food and Agriculture merupakan ajang pertemuan menteri pertanian Se-dunia yang pada kesempatan ini membahas masalah biodiversity, Ketahanan pangan dan perubahan iklim.  Pada pertemuan kedua ini Kementrian Pertania indonesia, khususnya  Badan litbang pertanian di tunjuk sebagai penyelanggara.  Walau mengorbankan banyak hal, kesempatan ini akhirnya  tak kubiarkan begitu saja. karena aku memang selalu haus untuk mencoba pengalaman-pengalaman baru apa lagi ini acara besar berlevel international dan selevel menteri...maka jadilah punya first experience menjadi a Liaision Officer. Pengalaman pertama naik mobil Camry bareng menteri, pengalaman pertama berada berdampingan tanpa jarak dengan menteri. Sama menteri sendiri saja susahnya minta ampun. he..he...

Ministerial Conference and GB $

Banyak Persiapan yang dilakukan sebelum Hari H.  Persiapan pertama yang kami lakukan adalah memperlancar bahasa inggris kami sebagai bahasa utama yang akan digunakan dalam conference ini. Persiapan selanjutnya adalah pembekalan dari kementrian Luar Negeri Indonesia. Ternyata luar biasa ribet protokoler kenegaraan ini karena kami harus mendampingi tamu negara selevel menteri. Mulai dari sikap seorang LO, cara jalan, cara bertutur kata sudah di atur. Itu hanyalah secuil keribetan. yang lebih berat adalah proses penyambutan sang menteri di Bandara, mendampingi selama acara dan mengantarkannnya kembali berangkat menuju negara asalnya. Setelah beres dengan masalah ke protokoleran, kami pun di briefing masalah rangkaian acara karena kami adalah penghubung antara panitia dan sang menteri. jadi kami harus tahu detail acara dan dimana tempat pelaksanaannya. Tak cukup itu kami pun melaksanakan pembekalan berikutnya yaitu dari pihak hotel dalam hal ini westin hotel. Kami diberi tahu dimana menteri kami akan menginap dan kami pun harus hapal ruangan-ruangan hotel secara detail. kami pun mendapatkan pembekalan bagaimana proses penyambutan sang menteri di hotel dimana harus disambut oleh sang manajer hotel...ampun..ribet-ribet dan sangat ribet. Tapi wajarlah karena ini menteri bo..dan bagaimana pelayanan selama acara ini akan menjadi penilaian terhadap bangsa ini. oh ya satu lagi  kami harus hapal tempat-tempat utama di Bali. karena jika tiba-tiba sang menteri minta di antar jalan-jalan maka sang LO lah yang bertanggung jawab mendampinginya.

briefing di Ngurah Rai Airport

Kedatangan Para Menteri

    Sebelum kedatangan menteri, kami wajib mengetahui jadwal penerbangan menteri kami secara detail Jadwal kedatangan ini kami dapatkan dari panitia dan harus dikonfirmasi di kedutaan besar negara yang  bersangkutan yang ada di Indonesia. kami pun harus memastikan jumlah delegasi yang ikut bersama rombongan tersebut dan bersama kedutaan besar negara tersebut kami pun  harus  berdiskusi tentang proses penyambutan di Bandara karena ini berhubungan dengan hubungan diplomatik kedua negara. Setelah mendapatkan jadwal tersebut kami pun harus berhubungan dengan pihak bandara dan pihak airline untuk memastikan apakah pesat datang tepat waktu dan mencek manifes penumpang apakah benar sang menteri ada dalam maskapai tersebut  serta  berkorrdinasi  masalah pengambilan bagasi delegasi  supaya cepat demi kenyamanan mereka.  Setelah masalah itu beres pekerjaan selanjutnya adalah berkoordinasi dengan pihak angkasa pura untuk persiapan ruangan VIP  dan kendaran yang bisa digunakan untuk penyambutan  tamu langsung di  depan  maskapainya.  Tugas selanjutnya adalah berhubungan dengan pihak imigrasi untuk masalah pasport dan visa karena tidak mungkin sang menteri akan melewati prosedur seperti biasa. Dan terakhir adalah masalah keamanan yang langsung berkoordinasi dengan pihak Kapolda Balii yaitu masalah urutan mobil rombongan dan mobil pengamanan (forrider). selama acara ini satu orang LO akan dibekali oleh satu mobil Toyota Camry sebagai mobil utama sang menteri dan LO, Satu  Kijang untuk delegasi atau untuk bagasi jika sang menteri hanya datang dengan sedikit delagsi jadi kemanapun menteri pergi harus membawa forrider dan harus didampingi oleh LO. Tugas yang sangat berat ternyata. 

Kedatangan para menteri di Bandara akan disambut langsung oleh dua orang petugas dari kementrian Luar negeri langsung didepan maskapai dimana delegasi berada  menggunakan  mobil khusus yang disediakan oleh pihak angkasa pura.  Mobil tersebut akan  menuju ruanga VIP Ngurah Rai Airport. Di pintu masuk ruang VIP telah menanti pejabat eselon satu kementrian pertanian.  Pejabat ini harus berdiri berdampingan dengan  LO. Dua orang petugas dari kemenlu inilah yang akan memperkenalkan tamu pada pejabat essolon 1 dan selanjutnya pejabat esselon1 yang akan memperkenal LO pada menteri dan rombongannya. Setelah itu tamu, pejabat esselon 1 dan LO masuk ke ruangan VIP untuk beristirahat sejenak.  Setelah dirasa cukup maka perjalanan di lanjutkan menuju hotel dengan iringan mobil yang sudah di ataur oleh protokoler.  LO berada satu mobil dengan sang menteri yaitu duduk di samping sopir sedangkan menteri berada di belakang bersama pejabat esselon 1 kementan

Penyambutan di Hotel.

Karena tamu yang datang adalah menteri maka sejam sebelum kedatangan sang menteri , kami pun harus memberitahu pihak hotel untuk penyambutan di Hotel. Sesampai di Hotel sang menteri langsung di sambut oleh manajer hotel dengan kalungan bunga selanjutnya LO dengan persetujuan menteri mengantarkan sang menteri menuju  kamarnya dan sepanjang perjalanan menuju kamar sedikit memperkenalkan diri  serta menyerahkan kartu nama jika sewaktu-waktu sang menteri membutuhkan bantuan dan informasi.

para Menteri yang sedang makan pagi di westin Hotel

Selama Acara Conference.

Acara conference di mulai dengan welcome dinner  yang dilaksanakan di hotel westin. dalam acara ini sang LO harus tau dimana sang menterinya akan duduk  dan harus tau tipe dinnernya. Dalam welcome dinner kali ini sang menteri akan di servis langsung oleh para petugas hotel.  Wakil menteri pertanian hadir dalam acara ini untuk menyampaikan selamat datang dari pemerintahan Republik Indonesia. Berbagai tarian Bali pun ditampilkan  sebagai pembuktian kekayaan seni dan budaya Indonesia. 

welcome dinner

Para LO di welcome dinner

Hari H pelaksanaan konference para LO harus menyiapkan segala administari dan proses registrasi sang menterinya dan harus memastikan run down acara secara detail. Memastikan segala ruangan yang akan digunakan selama conference, memastikan tempat duduk sang menteri  dan terakhir memastikan posisi menteri masing-masing saat foto bersama. Dan yang tak kalah berat adalah jika sang menteri akan mengadakan pertemuan bilateral dengan negara lain. maka LO lah yang harus menghubungi negara yang diinginkan menterinya dan harus mencari ruangan untuk pertemuan bilateral tersebut.

Acara conference di buka oleh Menteri  Lingkungan Hidup

Menteri dan delegasi dari 50 negara

kementan indonesia Pak Saswono, DG FAO dan DG Litbang Kementan Indonesia memimping conference

Gala Dinner dan Penutupan

Acara ministerial conference kali ini ditutup dengan gala dinner dari  kementrian Kokesra yang dalam hal ini langsung di sambut oleh Agung  Laksono sebagai menterinya. acara ini dilaksanakan di Pelapa Pecatu Dreamland Bali. Ini adalah bagian penutup dari rangkaian acara ministerial conference.Dinner yang diadakan diruang terbuka di pinggir Laut ini pun menyajikan berbagai tarian Bali yang memang tak bosan-bosannya untuk dinikmatii.

Sambutan Agung Laksono dalam Gala Dinner

Tarian di Gala Dinner 

Dan besok harinya  para LO pun bertugas kembali untuk mengantarkan sang menteri ke airport menuju negara asalnya. Proses pengantaran ini lebih terasa mudah karena sebelumnya sudah punya pengalaman dalam proses penjemputan dan Pposesnya memang lebih sederhana dibandingkan proses penjemputan. Walau cuma tiga hari bersama sang menteri tapi ikatan batin  terasa sudah terjalin dengan mereka.  Dan betapa bangga nya ketika akan berangkat sang menteri pun mengucapakan terima kasih  yang ternyata memberikan kenang-kenangan bahkan uang yang jumlahnya tak terkira. Oh my God...subhanallah atas kesempatan ini 

Banyak cerita mengalir selama menjadi LO ini. Pengalaman luar biasa. acctually aku sangat menikmati pekerjaan yang satu ini walau capeknya luar biasa dah kayak setrikaan mondar-mandir. Beruntung dan bangga menjalankan tugas ini. Menjadi salah satu bagian bagi nasib pertanian dunia:p. Semoga suatu  saat nanti bisa kembali menikmati sensasi menjadi LO.

dinner ala LO setelah selesai melaksanakan tugas